Excel: Βασικές και Προηγμένες Λειτουργίες

Το Excel είναι ένα εξαιρετικά ισχυρό εργαλείο το οποίο χρησιμοποιείται για την επεξεργασία τεράστιων όγκων δεδομένων και για απλούς υπολογισμούς. Το πρώτο βήμα στην εκμάθηση της χρήσης του Excel είναι το άνοιγμα, η αποθήκευση και η εκτύπωση ενός αρχείου.

Τα αρχεία Excel ονομάζονται βιβλία εργασίας (workbooks). Κάθε βιβλίο εργασίας περιλαμβάνει φύλλα, τα οποία ονομάζονται φύλλα εργασίας (spreadsheets). Τα βασικότερα στοιχεία που εμφανίζονται στην οθόνη με το άνοιγμα ενός αρχείου Excel είναι η Γραμμή τύπων και τα κελιά.

Η εισαγωγή δεδομένων σε ένα κελί, γίνεται κάνοντας αριστερό κλικ και γράφοντας μέσα σε αυτό. Το πραγματικό περιεχόμενο ενός κελιού στο Excel εμφανίζεται στη Γραμμή τύπων. Υπάρχει η δυνατότητα επεξεργασίας του πλάτους και του ύψους των κελιών, της μεταφοράς και αντιγραφής δεδομένων από ένα κελί σε άλλο, καθώς και των γραμμών και στηλών που εμφανίζονται.

Το Excel έχει τη δυνατότητα να αλλάξει την εμφάνιση των δεδομένων, ώστε να τα κάνει πιο ευανάγνωστα και ευπαρουσίαστα. Οι μορφοποιήσεις χωρίζονται σε μορφοποιήσεις κελιών και αριθμητικές μορφοποιήσεις και βρίσκονται στην καρτέλα με τίτλο Κεντρική (Main).

Σε έναν πίνακα του Excel, μπορεί να εφαρμοστεί ταξινόμηση με βάση οποιοδήποτε πεδίο (στήλη) της επιλογής μας. Η επιλογή Ταξινόμηση (Sort) βρίσκεται στην καρτέλα Δεδομένα (Data), μαζί με την επιλογή Φίλτρο (Filter). Το φίλτρο δίνει τη δυνατότητα στον χρήστη να απομονώσει συγκεκριμένες εγγραφές (γραμμές) σε έναν πίνακα.

Η Επικύρωση Δεδομένων (Data Validation) επιτρέπει στους χρήστες να ελέγχουν τον τύπο των δεδομένων που εισάγονται σε ένα κελί ή ένα σύνολο κελιών. Με την επικύρωση δεδομένων, ο χρήστης μπορεί να περιορίσει τις τιμές εισαγωγής και να βελτιώσει την ακρίβεια και τη συνοχή των δεδομένων του.

Η καρτέλα Διάταξη Σελίδας (Page Layout) περιλαμβάνει τις βασικές λειτουργίες όπως τα Θέματα (Themes) και τη Διαμόρφωση Σελίδας (Page Setup). Η σταθεροποίηση παραθύρων (Freeze Panes) είναι μια επιλογή η οποία «παγώνει» τους τίτλους ώστε, όσο και αν κυλίσει ο χρήστης προς τα κάτω ή προς τα δεξιά, συνεχίζει να βλέπει τους τίτλους στο πάνω ή στο αριστερό μέρος του παραθύρου αντίστοιχα.

Τα γραφήματα στο MS Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο που βοηθά στην οπτικοποίηση δεδομένων. Τα πιο διαδεδομένα γραφήματα είναι το γράφημα στήλης, το γράφημα γραμμής, το γράφημα πίτας και το γράφημα ράβδων, αν και προσφέρεται μεγαλύτερη ποικιλία. Η δημιουργία ενός γραφήματος στο Excel είναι μια απλή διαδικασία, ωστόσο, απαιτεί ιδιαίτερη προσοχή στην επιλογή του κατάλληλου γραφήματος και στον τρόπο παρουσίασής του για να γίνει αποτελεσματική.

Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες (Pivot Tables) είναι πολύτιμα εργαλεία για τον υπολογισμό, τη σύνοψη και την ανάλυση δεδομένων που επιτρέπουν στον χρήστη να συγκρίνει εύκολα τα δεδομένα, αλλά και να αναγνωρίζει τα αντίστοιχα μοτίβα που υπάρχουν σε αυτά.

Οι συναρτήσεις αποτελούν βασικό μέρος της γνώσης του Excel και η χρήση τους εξυπηρετεί στο να γίνεται ευκολότερη και ταχύτερη η επεξεργασία των δεδομένων. Οι πιο σημαντικές συναρτήσεις του Excel είναι η SUM, SUMIF, SUBTOTAL, COUNT, COUNTIF και COUNTIFS, οι οποίες επιτρέπουν την εκτέλεση συγκεκριμένων υπολογισμών και αναλύσεων δεδομένων. Οι συναρτήσεις LOOKUP, VLOOKUP, και HLOOKUP χρησιμοποιούνται για την αναζήτηση και ανάκτηση τιμών από πίνακες δεδομένων.